Estrategia de Sistemas de Información: En qué estado estoy? (1)
Primer paso hacia nuestra Estrategia de Sistemas de Información, saber el estado en el que nos encontramos. Como dijimos en un anterior post, esta va a ser una serie que pretende servir como guía útil para poder establecer nuestra estrategia de SI. No va a ser fácil, pero la mejor forma de tener algo utilizable es empezar a hacerlo e ir mejorándolo poco a poco.
Uno de los puntos más importantes que quiero poner de relieve en este post es que este punto «0» de ‘Conocer el estado’ es que es algo que, si no lo sabes ya, es esencial que lo sepas siempre (y, de hecho, es una de las cosas que ganarás teniendo una estrategia de SI). Independientemente de si tienes/quieres una estrategia de SI.
Pues bien, los 2 campos principales en los que tenemos que averiguar el estado en el que estamos son:
a) La situación general de la organización
b) El uso que hacemos de los Sistemas de Información
Y acordaos que ya dijimos que, cuando usemos el concepto «organización/empresa», podemos estar hablando también de personas individuales.
Respecto a la situación general de la empresa, es fundamental conocer la «salud» en la que se encuentra. Estamos hablando de salud económica, de salud social (personas, posicionamiento…), del modelo de gestión que usamos, de validez/sostenibilidad de su modelo de negocio, etc. No lo vamos a tratar en esta serie de posts, pero que no se nos escape que es un pilar fundamental para establecer nuestra estrategia de SI.
Nos centraremos ahora en el punto b), el uso que hacemos de nuestros SI. Para ello, en primer lugar necesitamos saber qué tipo de Sistemas de Información estamos usando. Esto nos indicará claramente si son sistemas susceptibles de generar información valiosa o no.
Para ello, es esencial respondernos antes que nada a 2 preguntas:
1) ¿Estás invirtiendo tiempo en Tecnologías de la Información-TI (sistemas, equipos, software,…) que no te aportan información valiosa?
Con información valiosa me refiero a aquella que utilizas provechosamente a posteriori. Se trata de analizar si nuestros SI son proveedores de información utilizable o bien los usamos para otra cosa.
Por ejemplo, en el caso de una empresa, invertir tiempo en <mantener/desarrollar/lo-que-sea…> software cuyo ‘output’ no utilizo posteriormente. Este puede (o no) ser el caso de sistemas de correo electrónico, software de control de máquinas, de control de acceso/registro/vigilancia, un CRM o cualquier otro sistema con software que usemos en la empresa. Evidentemente, en los ejemplos anteriores hay mucha heterogeneidad y «gravedad» en que no los usemos como fuentes de información valiosa.
Importante notar que no estamos diciendo que los anteriores SI no sean importantes. Simplemente estamos preguntando si inviertes o no tiempo en ellos y si proporcionan o no información valiosa.
Y, en el caso de una persona (emprendedor/empresario/autónomo, estudiante, potencialmente alguna de las 2 anteriores, etc.), podríamos hablar de una lista de correo a la que estamos apuntados, nuestro blog, un dispositivo para aceptar pagos en el móvil, un cacharro que estéis haciendo con Arduino o Raspberry Pi…. Cualquier TI que uséis y donde invirtáis tiempo.
También puede ser que no sepas muy bien si utilizas información de forma provechosa a posteriori, lo cual podemos asimilar para nuestros objetivos a que NO la aprovechas (aunque, evidentemente, no sea exactamente lo mismo). Por tanto, sólo puedes ‘escaparte’ de la siguiente pregunta si estás seguro de que todos tus SI te producen información valiosa. Poco probable.
En este punto, si la respuesta a la primera pregunta es afirmativa, pasamos a la siguiente pregunta:
2a) ¿se trata de tecnologías clave para la operativa de tu negocio? (por ejemplo, el mencionado software de control de nuestras máquinas o infraestructura)
o bien 2b) ¿son potencialmente fuentes de información valiosa? (por ejemplo, el correo electrónico, los RSS de tu gurú de tecnología o el CRM)
Respondiendo a estas preguntas tendremos una caracterización de los SI que usamos, y si los estamos usando realmente para obtener información valiosa.
Veo que ya es una entrada suficientemente larga e intensa. Seguiremos en posteriores posts.